Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 

PROMO MARKET FINLAND OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. REKISTERINPITÄJÄ

Promo Market Finland Oy (y-tunnus 2980729-7)

Sarvijaakonkatu 32

33540 Tampere

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:

Jari Honkola

Sähköposti: jari@promomarket.fi

Puh: 045 1241344

2. REKISTERIN NIMI

Rekisterin nimi on Promo Market Finland Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUS

Henkilötietojen käsittely perustuu Promo Market Finland Oy:n oikeutettuun etuun, sopimukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Henkilötietojen käyttötarkoitus on Promo Market Finland Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa. Tietoja voidaan käyttää myös Promo Market Finland Oy:n liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen.

Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  1. Yrityksen / organisaation nimi, y-tunnus, yhteystiedot ja toimiala
  2. Henkilön nimi, asema / titteli, vastuualue, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  3. Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot.
    • Tiedot, tilatuista tuotteista sekä palveluista ja niiden muutoksista.
    • Laskutustiedot
    • Toimitustiedot vastaanottajan yhteystietoineen
    • Muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten yksityishenkilön tekemän tilauksenyhteydessä antama henkilötunnus
  4. Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot Promo Market Finland Oy:n verkkosivustoilla ja – palveluissa.
  5. Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
  6. Tunnukset / profiilit sosiaalisen median palveluissa.
  7. Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen.

Promo Market Finland Oy säilyttää tietoja vähintään asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään palveluiden ja verkkopalvelun käytön tai muun asioinnin yhteydessä saaduista tiedoista sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sen aikana saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Promo Market Finland Oy voi siirtää rekisteröidyn henkilötietoja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen omaan suoramarkkinointirekisteriin.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten kuluttajansuoja-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tiedot säilytetään vain EU/ETA-alueella.

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8.  REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.  Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

9. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle.

10. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.